Vorige week donderdag was ik aanwezig op het Brievenbusreclame Congres 2018 in de Westergasfabriek te Amsterdam. Wat ik daar zag waren veel mannen in pak en minder mediabureau-collega’s. Dat zegt wat over de positie van de folder in het medialandschap. Abovo Media ziet de folder als een belangrijk mediumtype, vandaar ook onze aanwezigheid. Mijn verwachting was meer informatie te ontvangen en ervaringen te horen van specialisten en ondernemers over de invoering van de Ja-sticker en de gevolgen hiervan. En natuurlijk om op de hoogte te worden gebracht van de nieuwste ontwikkelingen met een blik op de toekomst: hoe gaat dit zich ontwikkelen en wat zijn de eventuele alternatieven.

Ik wil jullie meenemen in de belangrijkste conclusies van dit congres en deze zijn mijn inziens verrassend te noemen. De twee sprekers die enigszins tegemoet kwamen aan mijn verwachtingen waren de Deense sprekers van Coop en Jysk.

Morten Hovmand Buch van Coop gaf aan de folder in grote mate in te zetten (3 miljoen exemplaren per week), maar deze aan te vullen met de aanbiedingen in de app (541.000 app gebruikers). Op deze manier wordt gebruikt gemaakt van de push van de folder en het individuele karakter van de app, een ideale combinatie voor Coop. In Denemarken is de situatie al iets verder ontwikkeld dan in Nederland en is al langer sprake van een opt-in. Er is nog maar één speler in de markt en het aantal folders is gestabiliseerd: 75% van de huishoudens ontvangt minimaal één fysieke folder. Uit het publiek rees de vraag of Coop voor de consumenten met een sticker of de opt-in een andere folder verspreidt. Het antwoord was nee, maar hij zag het wel als een tip vanuit Nederland.

Carl Erik Stubkier van Jysk was zeer enthousiast over de folder en geeft 62% van zijn mediabudget uit aan folders (23% aan TV en 15% online). Hij heeft de voorkeur voor een folder in bundels boven aparte verspreiding. Dit vanwege het moment waaraan men gewend is en echt gaat zitten om de folders door te nemen. Het sterke punt van de folder zag hij in het bereik van de massa. Daarnaast het feit dat het een push medium is; de folder komt op de mat, je hoeft er niet om te vragen of ernaar op zoek te gaan. Stubkier gaf aan online portals interessant te vinden als aanvulling, maar de prijs wel goed in de gaten te houden.

Een aantal van de overige sprekers kwam tot de volgende conclusies:

Sjuul Paradijs van Trusted Media is van start met City Amsterdam. Dit is een initiatief, opgezet met vier grote retailers, waarbij journalistieke content in de folder ervoor zorgt dat de folder wel verspreid mag worden als er geen Ja-sticker aanwezig is. De boodschap van Paradijs was om vooral samen in gesprek te blijven om een optimale situatie voor de adverteerder te creëren.

John Sluyter van Trendhopper heeft begin dit jaar de folder verder geoptimaliseerd, maar gaat van 12 naar 8 verspreidingen per jaar (en in 2020 naar 4x). Daarnaast wordt het TV-budget verhoogd en wordt voor aanbiedingen uitgeweken naar een online folder platform. Reden is dat Trendhopper als private label geen folder nodig heeft.

Jan van Dun van De Persgroep heeft Reclamefolder.nl overgenomen om naast het huis-aan-huisblad en de website indebuurt.nl een crossmediaal lokaal pakket aan te kunnen bieden waarmee de conversiekracht versterkt wordt. Dit was meer een verkoopverhaal dan dat hier nieuwe ontwikkelingen in de markt werden besproken.

Jos Bettinger van Team4 heeft onderzoek gedaan naar de ontvangst van de folder bij de consument sinds de Ja-sticker is geïntroduceerd. Hieruit kwam naar voren dat 66% van de ondervraagden het nog op prijs stelt ongeadresseerde post, zoals reclamefolders en huis-aan-huis bladen te ontvangen. Het zou op een foldercongres nu juist interessant zijn om te zien of dit om de folder of om de huis-aan-huis bladen gaat. Op de vraag wie er mag bepalen welke post er in uw brievenbus mag worden bezorgd, antwoordde 77% dat dat uitsluitend de bewoners zijn en dus niet de regering of gemeente. En 52% van de ondervraagde zou een Ja-sticker nemen. Let op: de huidige cijfers in Amsterdam verschillen van elkaar, uit onderzoek van de gemeente blijkt dat 14% een Ja-sticker heeft en de verspreiders zelf komen op 22%. Onafhankelijk onderzoek is hier dus gewenst.

Al met al kunnen we na deze dag concluderen dat de huidige ontwikkelingen zorgen dat elke retailer zijn positie op de foldermarkt heroverweegt. Dit kan leiden tot grote verschuivingen in het folderlandschap, wat de teloorgang van de folder kan versnellen. Er werd meer aandacht besteed aan alternatieven als online platforms en verschuiven van het budget naar TV, dan aan het onderbouwen waarom de folder nog steeds van groot belang is voor veel adverteerders en hoe dit de komende jaren kan worden versterkt en uitgebouwd. Wat mij betreft een verrassende uitkomst voor dit congres dat in het teken stond van brievenbusreclame.

Angelique Achthoven, strateeg

In samenwerking met Bikevertising.nl en Abovo Media voert Saints and Stars deze maand een sportieve campagne op het meest hippe en sportieve reclame-middel: Bikevertising. Door de fietsen voornamelijk om en nabij de Overtoom in Amsterdam in te zetten brengen ambassadeurs (uiteraard met een goede kortingscode op zak) op de juiste plekken in de stad het woord naar buiten. De fiets met advertising wordt zo een reclamezuil, die zich verplaatst in het gebied waar de doelgroep zich bevindt.  Een ludieke manier van adverteren, die past bij het vernieuwende concept van Saints & Stars.

Meer weten over de mogelijkheden van bikevertising? Neem contact met ons op!

In 1997 werd het eerste mediabelevingsonderzoek gepresenteerd aan de markt. Het doel was om naast de al aanwezige bereikscijfers ook beleving van media in kaart te brengen. En met deze inzichten werd het mogelijk om naast mensen alleen te bereiken, ze ook echt te raken. Door de emotie achter het mediumtype te achterhalen, kon men immers met de advertentie beter aansluiten bij de belevingswereld van de mediaconsument. Dit mediabelevingsonderzoek is herhaald in 2003, 2007 en 2011. In 2016 is er nog een socialmediabelevingsonderzoek gedaan, maar de traditionele mediumtypen zijn niet meer ‘emotioneel gewogen’.

Gezien het geëxplodeerde aantal commerciële prikkels dat men momenteel op zich afgevuurd krijgt, is beleving van een mediumtype nu relevanter dan ooit. Mede om deze reden is de Media Consumptie Monitor door Abovo Media gestart. In dit onderzoek wordt naast een kwantitatieve waarde (bereik) ook een kwalitatieve waarde (emotie/beraken) aan een medium toegeschreven. De uitkomsten liggen deels in lijn met eerdere mediabelevingsonderzoeken, maar geven ook verschillen aan tussen de online en offline consumptiekanalen van de verschillende mediumtypen. Een overzicht van de belangrijkste headlines uit het onderzoek, over alle mediumtypen.

Radio
Voor radio geldt dat er binnen het mediabelevingsonderzoek vooral gescoord werd op transformatie. Dit betekent het bieden van vermaak en amusement. Binnen ons onderzoek scoort audio content vooral op gezelligheid. Bij de digitale vormen van audio content komt vooral muziek naar voren. De aanwezigheid of het ontbreken van een DJ geeft dus een sterke emotionele band met het medium, die zowel in ons onderzoek als ook in de oudere mediabelevingsonderzoeken staat voor vermaak, amusement en gezelligheid.

TV
Als we naar TV kijken, dan zien we dat in alle mediabelevingsonderzoeken het medium iedere keer goed scoort op identificatie (herkenning en meeleven) en geraaktheid (emotie opwekkend). Mensen ervaren TV content als herkenbaar en leven mee met personages. Ze ontwikkelen kennelijk zelfs een emotionele band met de personages. Binnen ons onderzoek komt bij live audiovisuele content vooral ontspanning naar voren, kennelijk is de rol van TV aan verandering onderhevig geweest. Indien we nieuwe manieren van audiovisuele content consumptie uitvragen, komt vooral makkelijk naar voren. Wellicht hebben mensen het dan meer over het kanaal dan over de content. Toch is zeker dat consumeren van audiovisuele content niet op ieder kanaal dezelfde emotie opwekt. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor het produceren van videocontent.

Dagbladen
Dagbladen staan in het mediabelevingsonderzoek voor informatie (nieuws, geloofwaardig) en geraaktheid (emotie opwekkend). Internet heeft voor een groot deel de rol van dagbladen overgenomen in de afgelopen jaren. In ons onderzoek hebben we internet niet als mediumtype gezien, maar als kanaal waarlangs audio, visuele en audiovisuele content geconsumeerd kan worden. Online dagbladen zijn dus nieuwssites en deze worden geassocieerd met makkelijk, nieuws en altijd op de hoogte. De overeenkomsten zijn er wel degelijk tussen de offline variant en de online variant. Voor dagbladen is het internet dus een grotere bedreiging dan voor TV, omdat het emotionele aspect bijna hetzelfde is. Bij TV is dit in mindere mate het geval.

Het gebruiken van emotie is één van de beste manieren om reclame effectiever te maken. Uit onderzoek weten we dat 9 van de 10 aankopen op basis van emotie worden gedaan in plaats van op ratio. Emotie is nog beter naar voren te brengen in een mediumtype dat die emotie kan uitvergroten en vandaar dat de kwalitatieve waarden van essentieel belang zijn in een goede mediastrategie.

Niels Bruinsma, Strategisch directeur

Als eerste fullservice mediabureau mag Abovo Media het Privacy Waarborg Keurmerk voeren. Een waarborg waar wij in het kader van de nieuwe privacywetgeving AVG groot belang aan hechten.

Remko Poggenklaas, commercieel directeur Abovo Media: “Privacy en informatiebeveiliging hebben wij hoog in het vaandel staan bij Abovo Media. Wij werken veel met privacy gevoelige informatie van onze klanten en doen er alles aan om dit op de juiste manier te behandelen. In het kader van de nieuwe wetgeving, hebben wij ons daarom extern laten toetsen door de DDMA. Dit keurmerk is voor onze klanten een garantie dat wij zorgvuldig en transparant met privacy gevoelige informatie omgaan en dit behandelen zoals de nieuwe AVG wetgeving van ons vraagt. Wij zijn dan ook erg blij dat wij als eerste fullservice mediabureau dit keurmerk mogen voeren en hiermee ook helemaal klaar zijn voor de invoering van de AVG.”

Lees meer

Dat het werven van studenten een vak apart is heeft ook Onderzoeksbureau Markteffect ingezien. Zij hebben onderzoek gedaan naar de customer journey van studenten en van de resultaten een boek uitgebracht genaamd: De ideale school, complete handvatten voor onderwijsmarketeers. Onze strategen Daan Vrijsen en Jessica Groot hebben hun medewerking aan het boek verleend. Een aantal citaten:

“Generatie Z zijn echte digital natives en gewend aan een onophoudelijke informatiestroom maar gevoelig voor authentieke, unieke en eerlijke verhalen. Daarbij wordt WhatsApp als onmisbaar ervaren door de continue behoefte aan connectie. De vraag is dus niet of je Snapchat, YouTube, Spotify en WhatsApp een plek geeft in je marketingcommunicatiemix, maar hoe je dit doet.” Daan Vrijsen, Strateeg

“Open dagen vinden een aantal keer plaats binnen een schooljaar (+/- 4x) en de mediabudgetten concentreren zich rondom deze periodes. Daarom is het interessant om de doelgroep voorafgaand aan deze periode al te interesseren. Laat dus het hele jaar regelmatig van je horen. Blijf posten, werken aan interne en externe PR en blijf vooral bereikbaar. Kortom blijft het hele jaar zaaien, zodat je op het juiste moment kunt oogsten.” Jessica Groot, Strateeg

Wij mogen een aantal exemplaren van het boek weggeven. Interesse? Neem snel contact met ons op, want op=op.

Rein Vogel, eindverantwoordelijk voor Digital bij Abovo Media en ook verantwoordelijk voor het digitale label Digital Brixx: “Uiteraard zijn wij heel trots op deze uitslag. Wat ik daar zo mooi aan vind, is dat we zowel op technologie als dienstverlening erg hoog scoren. Ik denk dat dit precies weergeeft waar Abovo voor staat: innovatieve technologie en een scherp oog voor de klant. Altijd kijken of het beter kan. Dat zit in het DNA van Abovo. En die klantbereidheid nemen wij heel serieus. Wij koesteren ál onze klanten, groot én klein. Hierdoor zijn wij in staat een constante kwaliteit te bereiken in al onze geledingen. We brengen eenvoud in de complexe digitale mediawereld. Het is een resultaat van echt teamwork tussen de strategen, planners, developers, creatieven en niet in de laatste plaats het programmatic team van Abovo Media.”

Emerce100
Emerce100 is een speciale uitgave van Emerce, het belangrijkste multimediale platform voor beslissers in digitale marketing, media en e-business. In deze uitgave wordt gepubliceerd hoe beslissers in online marketing, ICT en e-business de prestaties van leveranciers in het afgelopen jaar hebben beoordeeld op basis van onderzoek door Motivaction.

Abovo Media
Als onafhankelijk media adviesbureau met een eigen kijk op media levert Abovo Media strategisch en crossmediaal advies. Met de disciplines strategie, creatie en inkoop onder één dak is Abovo Media een fullservice partner voor alle klanten op het gebied van marketingcommunicatie.

Emerce100 de beste bedrijven in e-business 2018

Dubbele score
Rein Vogel, eindverantwoordelijk voor Digital bij Abovo Media, is uiteraard blij met de uitslag: “Wat ik er zo mooi aan vind is dat we zowel op technologie als dienstverlening zo hoog scoren. Ik denk dat dit precies weergeeft waar Abovo voor staat: innovatieve technologie en een scherp oog voor de klant.”

Kijken of het beter kan
“Zo zit het bedrijf ook in elkaar. Resultaten behalen op eigen kracht, met eigen middelen. En tegelijk: altijd kijken of het beter kan. Dat zit in het DNA van Abovo. En die klantbereidheid nemen wij hier ook heel serieus. Wij koesteren ál onze klanten, groot én klein. Hierdoor zijn wij in staat een constante kwaliteit te bereiken. In al onze geledingen. We brengen eenvoud in de complexe digitale mediawereld.”

Developmentkracht
David van Dam, als digital director begin dit jaar overgestapt van Zenith/Publicis naar Abovo’s label Digital Brixx: “Wij zijn een ambitieus bureau. Ons streven is in alles de beste te willen worden. Ik vind dat een gezond streven, want het schept voorwaarden om continu op zoek te gaan naar de juiste setup, de beste technieken. Maar altijd in overleg met onze partners en klanten. Zo ontstaat een developmentkracht waarmee je maatwerk kunt bouwen en leveren.”

Digitale frontrunner
Rein: “Op digital kunnen wij de strijd aan met welk ander mediabureau ook, onze topposities in de rankings zeggen genoeg. We kunnen wel stellen dat wij tot de top van de mediabureaus behoren, met de daarbij behorende inkoopkracht.

Strategie, creatie, inkoop
“Maar eigenlijk denken wij alweer een stap vooruit. Onze ambitie is overál de beste in te zijn: strategie, creatie, inkoop. En, in lijn met het karakter van Abovo, daar zetten wij ook echt op in. Wij scheppen onze eigen voorwaarden, dat hebben wij altijd gedaan. En dat heeft het bedrijf geen windeieren gelegd.”

Vanzelfsprekende innovatie
David: “Dat autonome karakter kan ik volledig onderschrijven. We hebben een gemeenschappelijk doel, maar je krijgt alle ruimte en mogelijkheden die doelen op je eigen manier te behalen. Alles wat je hier aantreft is ‘state of the art’. Niet alleen qua techniek, maar ook qua talent. Stuiten wij op een probleem? Dan ontwikkelen wij een tool die precies doet wat wij willen. Noem het vanzelfsprekende innovatie; een pragmatische kijk op ontwikkeling.”

Whitelabel TradeDesk
David: “Eén van die technieken is Mediabookers.nl. Mediabookers is als selfservice portal een vereenvoudigde whitelabel versie van onze eigen TradeDesk. Dat we hiermee de eerste plaats behaald hebben als onafhankelijke TradeDesk, zegt alles over de kwaliteit hiervan. En uiteraard bieden we deze whitelabel mogelijkheid ook onze klanten aan.“

Folders meest gebruikte mediumtype na tv
Folders zijn populair, het is na TV zelfs het meest gebruikte mediumtype over alle leeftijden. Slechts 5% van de Nederlanders leest nooit een folder en maar liefst driekwart leest wekelijks of vaker een folder. Het verschil in leeftijd is bij totaal gebruik relatief klein: 91% (18-24 jaar) vs 97% (50-70 jaar). Als we dit echter verder specificeren naar wekelijks gebruik of vaker, dan komt dit verschil groter uit: 52% (18-24 jaar) en 85% (50-70 jaar). We kunnen dus wel concluderen dat ouderen folders veel vaker lezen dan jongeren.

Is er ook een verschil in de print of online folder?
Ja, er is zeker een verschil in print en online. Van de printmedia is het offline gebruik hoger dan het online gebruik, maar het hangt van het mediumtype af hoe groot het verschil is. Kranten worden zowel in print als online goed gelezen met 70% en 61%. Bij folders is dit verschil groter: 89% en 53%. Huis aan huis bladen spannen de kroon, deze worden door 95% in print gelezen en door slechts 18% online.

Als we hier dieper op ingaan en kijken naar leeftijden, dan is het verschil tussen de leeftijdscategorie 25-34 jaar en 50-70 jaar het grootst. Van de eerste groep leest 79% print en 65% online en van de groep 50-70 jarigen leest 95% in print en 46% online.

Waarom zijn folders zo populair?
Folders worden, van alle mediumtypen, het meest geassocieerd met aanbiedingen. Dit komt bij geen ander mediumtype zo sterk terug. Ook hierin is een verschil zichtbaar tussen offline en online gebruik. Online folders hebben de associatie met makkelijk/handig, duurzaam, altijd op tijd, gelijk bestellen. Maar ze zijn wel lastiger te lezen op smartphone. Offline folders laten meer associaties zien op bekijken, doorbladeren, gezellig, moment voor mezelf, huiselijk gevoel en inspiratie.

Hoe ziet de toekomst eruit?
Als we onze conclusies vergelijken met resultaten uit de Foldermonitor (sinds 2013 de standaard voor folderbereik), dan zijn deze vergelijkbaar. Hieruit komt nog een ander inzicht. Het verschil tussen online en offline gebruik van folders is het grootst op aspecten als sociale klasse en stedelijkheid. Hoe hoger de sociale klasse en stedelijkheid, hoe vaker de folder online wordt gebruikt. En juist die stedelijkheid is nu de uitdaging.

De gemeente Amsterdam heeft sinds 1 januari de Ja-sticker ingevoerd. Dit betekent dat je standaard géén folders ontvangt, alleen als je een Ja-sticker op je deur hebt. In Amsterdam heeft op dit moment circa 22% van de huishoudens een Ja-sticker. Dit betekent dat er 95.000 huishoudens over blijven waar folders nog bezorgd mogen worden. Er zullen meer gemeenten volgen, waaronder Haarlem in 2019. Welk effect zal dat hebben op het bereik van de offline folders?

De digitale folder zal op termijn een goede aanvulling zijn, maar de aantallen zijn nog een stuk lager dan die van de papieren folder. Er ontstaan ook nieuwe initiatieven, zoals bijvoorbeeld Folderkiezer. Hierbij bepaalt de consument zelf welke folders ze ontvangen. Deze aantallen zijn nu echter nog laag: 17.000 aanmeldingen voor Folderkiezer, waarvan 10% uit de gemeente Amsterdam.

Conclusie: fabel
Met een folder is een brede doelgroep bereikbaar en zeker niet alléén dames op leeftijd.  Maar de eerlijkheid gebied ons toe te geven, dat deze oudere doelgroep folders wel veel vaker leest en dan met name de papieren versie. Om de jongere doelgroep via folders te bereiken en mee te kunnen gaan met de ontwikkelingen in de markt, is een aanvulling met een online versie zeker aan te raden.

Angelique Achthoven, Strateeg

Ochtendprogrammering
De meeste wijzigingen zitten ook nu weer in de ochtend. Voor radio is de ochtend de beste manier om luisteraars aan je te binden in de hoop dat ze langere tijd blijven hangen.

Over de dramatische lijn van 3FM (lichtblauw) zullen we het maar niet hebben, daar is genoeg over gezegd. Het succes van Giel Beelen was al enige tijd verdampt en helaas lijkt het er niet echt op dat dit nu bij Veronica (donkerblauw) beter gaat. Radio 2 (oranje) heeft de weg omhoog gevonden, maar het vervangen van Gerard Ekdom zal nog een hele opgave blijken te zijn. Gerard Ekdom gaat naar Radio 10 (groen) en komt in een zeer positieve vibe terecht, omdat het station al jarenlang een opgaande lijn vertoond.

Radio 538 is stabiel de koploper, maar Radio 2 komt dichterbij en heeft zelfs al even geroken aan de koppositie. Met het vertrek van Evers zal het interessant zijn om te zien wat daar gaat gebeuren. Hét succesverhaal van Q-music heeft een deuk opgelopen sinds de breuk tussen Mattie en Wietze in mei 2017. Tot op heden lijkt men die klap nog niet te boven.

Middagprogrammering
De middag wordt doorgaans minder belangrijk gevonden, omdat een station minder lang kan profiteren van doorluistereffecten. Dit is dan ook terug te zien in lagere luisterdichtheden over de hele linie.

Wat met name opvalt is dat de pieken van de Top 2000 van Radio 2 hier veel hoger zijn. Radio 2 lijkt in dit beeld ook veel minder gegroeid te zijn dan in de ochtend. Je zou ook kunnen zeggen dat in de middag nog veel potentie ligt voor Radio 2. Huidige middagjock Ruud de Wild heeft dus nog een flinke uitdaging liggen, het is maar de vraag of hij deze verwachting in kan vullen.

Coen & Sander zijn in augustus 2015 begonnen, maar hebben nog niet echt een stijgende lijn kunnen brengen in de middag performance van 538. Sterker nog, de laatste tijd lijkt de luisterdichtheid afgenomen. Omdat het radiotweetal net voor 3 jaar heeft bijgetekend bij 538, verwachten we dan ook niet dat 538 nog veel gaat stijgen in de middag.

Waar we ook in de middag veel van verwachten is Radio 10! Zowel in de ochtend als ook in de middag is een duidelijk stijgende lijn waarneembaar. Rob van Someren heeft duidelijk de wind in de zeilen in de middag en zodra Gerard per september aan de line-up wordt toegevoegd zou dit station zomaar eens de top 3 kunnen gaan binnenkomen.

Potentie voor de toekomst
Als we een indicatie zoeken voor de potentie van de verschillende stations, kijken we onder andere naar het dagbereik van een zender versus hoe lang ze de luisteraar vast kunnen houden (luistertijd per luisteraar). Indien we dat doen voor de belangrijkste radiozenders op de meest gebruikte doelgroep 25-54 jaar op basis van het tijdvak 07.00-19.00 uur krijgen we onderstaande grafiek.

Op basis van de weergegeven trendlijn zou er bij 538 nog heel veel potentie moeten zitten om de luistertijd te verhogen tot rond de 750 minuten, waar ze nu op 650 zitten. Deze potentie ligt vooral in de middag, wat de uitdaging bij Coen & Sander neerlegt.

Bij Radio 10 zit de potentie vooral in het vergroten van het bereik, dus meer luisteraars vinden. Mocht dat lukken en de luistertijd is enigszins stabiel te houden, dan is het station in potentie een echte top 3 kandidaat.

Ook Radio 2 heeft nog wel wat doorgroei potentie, ook hier zal de middag met name meer luisteraars moeten trekken. De top 2000 heeft haar enorme pieken niet kunnen omzetten in een substantieel hoger bereik en het is nog maar de vraag of Ruud de Wild dat effect kan brengen.

Opvallend is dat de luistertijd van Sky Radio onder het gemiddelde valt. Door zich weer meer te profileren als ‘@work’ station zouden ze wellicht de luisterduur relatief eenvoudig kunnen verlengen en daarmee de gewenste groei kunnen realiseren.

Q-music zal op beide fronten moeten groeien, maar de vraag zal zijn of die ruimte er nog is gezien alle transfers. Q-music heeft een bewezen track record op het groeien met ‘eigen kweek’, deze kweek krijgt nu alle kans om zich te bewijzen!

Niels Bruinsma, Strategisch directeur 

Wat moet je nu doen om klaar te zijn voor de AVG? Wij hebben dit samengevat in de 10 belangrijkste punten:

1: Bewustwording

Het is van belang dat alle verantwoordelijke personen in de organisatie op de hoogte zijn van de ontwikkelingen op het gebied van deze wetgeving. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn guide lines te downloaden die als handvat kunnen worden gebruikt.

2: Rechten van Betrokkenen

De personen, over en van wie er persoonlijke data wordt verwerkt, ook wel “betrokkenen” genoemd hebben het recht op inzage van deze gegevens en het recht op verwijdering van deze gegevens. Hiernaast heeft de betrokkene ook het recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat de betrokkenen hun data eenvoudig mogen inzien en ook mogen meenemen/ verschuiven naar een andere organisatie. Simpel gesteld houdt het in dat de betrokkene het recht krijgt om zijn of haar gegevens te ontvangen in bestandsvorm en deze mee kan nemen naar een andere leverancier (denk aan energie, verzekeringen, etc.). Je bent hierbij als organisatie verplicht die data te exporteren naar het systeem dat de andere organisatie gebruikt.

3: Verwerkingsoverzicht/register

Het is noodzakelijk om inzichtelijk te maken welke gegevens je als organisatie verwerkt. Met welk doel worden deze gegevens verwerkt, welke persoonsgegevens worden verwerkt, waar komen ze vandaan en met wie worden ze gedeeld. Er geldt met de nieuwe wetgeving een documentatieplicht waarmee voorgaande gegevens aantoonbaar gemaakt moeten worden. Dit “register” kan tevens worden aangesproken als personen hun gegevens willen opvragen/ inzien in het kader van recht op inzage (punt 2).

4: PIA (Privacy Impact Assessment)

Om de rechten en gegevens van personen te beschermen kan het voor bedrijven met een verhoogd risico verplicht worden een zogenaamde PIA uit te voeren. PIA is een instrument om vooraf de privacy risico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen en om vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen. Organisaties hoeven niet voor elke gegevensverwerking een PIA uit te voeren. Het is alleen verplicht als een gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacy risico oplevert voor de betrokkenen (de mensen van wie de organisatie gegevens verwerkt). Dat is in ieder geval zo als een organisatie:

• Systematisch en uitvoerig persoonlijke aspecten evalueert, waaronder profiling;
• Op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerkt;
• Op grote schaal en systematisch mensen volgt in een publiek toegankelijk gebied (bijvoorbeeld met cameratoezicht).

Buiten deze drie situaties geeft de AVG geen overzicht van verwerkingen met een hoog risico. De Europese privacy toezichthouders hebben criteria opgesteld om het eventuele risico te bepalen. Daarnaast publiceert de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) op termijn een lijst van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is. Het is aan te raden om vrijwillig een PIA te doen en dit onderdeel van het proces te maken. Dit komt niet alleen de gegevensbescherming ten goede, maar ook voor de organisatie zelf levert een PIA voordelen op.

5: Privacy by design & Privacy by default

Het wordt geadviseerd om Privacy by design & Privacy by default maatregelen te treffen. By design houdt in dat er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor wordt gezorgd dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Maar bijvoorbeeld ook dat er niet meer dan noodzakelijke gegevens worden verzameld voor het doel van de verwerking. En dat de gegevens niet langer worden bewaard dan nodig. Privacy by default houdt in dat er technische- en organisatorische maatregelen genomen moeten worden om ervoor te zorgen dat er als standaard alléén persoonsgegevens verwerkt worden die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat moet worden bereikt. Bijvoorbeeld door:

• Een app niet de locatie van gebruikers laat registreren als dat niet nodig is.
• Op een website het vakje ‘Ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aangevinkt te hebben.
• Als iemand zich op een nieuwsbrief wil abonneren niet meer gegevens wordt gevraagd dan nodig is.

6: Functionaris gegevensbescherming

Onder de AVG kan het zo zijn dat organisaties verplicht zijn een functionaris gegevens bescherming (FG) aan te stellen die de verantwoording neemt voor de verwerking van de gegevens onder de AVG. Overheden en publieke instanties zijn het verplicht en het is verplicht een FG aan te stellen voor organisaties die vanuit hun kernactiviteiten op grote schaal individuen volgen (bijvoorbeeld profiling) en voor partijen die op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken als bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid, ras, geloofsovertuiging of strafrechtelijk verleden.

7: Meldplicht Datalekken

De Meldplicht Datalekken blijft onder de AVG van kracht. Wel worden de eisen strenger. Zo moeten alle datalekken gedocumenteerd worden. De AP moet kunnen controleren of aan de meldplicht is voldaan. Dit gaat verder dan de bestaande protocolplicht. Die gaat alleen in op de gemelde datalekken.

8: Verwerkersovereenkomsten

Bij verwerking van persoonsgegevens door een derde partij dienen de verantwoordelijkheden te worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) noemt een aantal specifieke punten die opgenomen moeten worden in deze overeenkomst:

• De doelen waarvoor de gegevens worden verwerkt.
• Specificatie van de persoonsgegevens die verwerkt worden.
• Indien er voor meerdere doelen wordt verwerkt, de categorieën van verwerkers die de gegevens zien.
• De wijze van beveiliging van de gegevens.
• Het uitvoeren van audits.
• Het na afloop vernietigen of terug leveren van de gegevens aan de eigenaar van de data.
• Elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens dient tot een natuurlijk persoon herleidbaar te zijn.

9: Leidende toezichthouder

Indien een organisatie meerdere Europese vestigingen heeft, is het niet meer nodig om meldingen te plegen bij meerdere privacy toezichthouders. Er is nog maar een privacy toezichthouder van toepassing voor de organisatie. Dit wordt de leidende toezichthouder genoemd.

10: Toestemming

In de nieuwe wet gelden strengere eisen voor om persoonsgegevens te verwerken. Betrokkenen moeten toestemming kunnen geven om hun gegevens te verwerken. Het is daarom verstandig om de manier waarop u toestemming vraagt, krijgt en registreert te evalueren en aan te passen waar nodig. In de nieuwe wetgeving is het zo dat je moet kunnen aantonen dat er geldige toestemming is verkregen van de “betrokkene” en dat het voor hen net zo makkelijk moet zijn om deze toestemming in te trekken als te geven. Om een en ander te checken en de verdieping te zoeken heet de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) samen met de Europese privacy toezichthouders richtlijnen/ guide lines gepubliceerd die alle 10 de punten verduidelijken.